Sådan foretager du en mapping på dit Apotek

For at få den bedste viden om, hvor du kan placere kritiske varer og dit overvågningsudstyr, er det nødvendigt at mappe de lokaler hvor lægemidler opbevares.

Lægemiddelstyrelsen stiller krav til at apotekerne skal sikre, at lokaler hvor der opbevares lægemidler, er temperaturmappede. Dette gælder, uanset om det er allerede eksisterende lokaler eller nyindrettede lokaler. Temperaturmappingen skal dokumenteres.

Denne guide dækker en simpel metode til mapping af rum og  køleskabe.

Hvad er mapping?

I bund og grund anvendes mapping som et redskab til at danne et overblik over varme og kolde områder  og til at bevise overfor myndigheder og auditører, at udstyret køler som det skal og at temperaturen i lokalerne er inden for de anbefalede værdier.

Mapping vil også give en god ide om, hvor man skal placere temperaturovervågningen for at opnå det bedste billede af temperaturen af ens værdifulde varer.

Hvordan gør jeg?

De vigtigste elementer i mapping er:

  1. Lav en plan
  2. Check måleudstyrets dokumentation
  3. Sæt dit måleudstyr op og mål
  4. Indsaml data
  5. Dokumenter og evaluer resultater

Hvis du vil være sikker på at have styr på dokumentationen af processen, kan du lave en kort rapport, hvor du gennemgår de 5 trin.

1. Lav en plan

Inden mappingen skal du afgøre:

  • Hvordan du vil mappe? 
  • Hvor mange steder vil du måle?
  • Skal mappingområder indeholde varer under mappingen?
  • Hvad er dine acceptkriterier (hvad er de ydre grænser for temperaturer i området)?
  • Hvilket temperaturovervågningsudstyr vil du bruge?

Det vigtigste er, at du inden du starter processen har gjort op med dig selv, hvad dine grænser er, så du har noget at validere op mod, samt hvor grundigt du forventer at ville mappe. 

2. Check måleudstyrets dokumentation

Inden mappingen er det vigtigt, at kontrollere, at det måleudstyr, som anvendes til mappingen er kalibrereret, samt at der foreligger et kalibreringsbevis, der beviser at måleudstyret er kalibreret inden for en rimelig grænse og tid. Typisk vil 0.5ºC præcision og et maksimalt kalibreringsinterval på 1 år være rigeligt. 

Ydermere skal du kontrollere, at du kan trække data ud, når du er færdig med mappingen, evt. ved at bruge et system, hvor du kan trække rapporter ud for specifikke perioder.

3. Sæt dit måleudstyr op og mål

Ideelt set anvendes der flere enheder (9 til 10 stk), som opsættes samtidig. De skal kunne dække alle hjørner samt midten af rum/køleskab som mappes. Hvis man kun har få eller et enkelt stykke måleudstyr, kan man i stedet flytte rundt på dem løbende og på den måde danne sig et overblik over temperaturekstremer i udstyret.

Det vil typisk være rigeligt at måle over 24 timer. På den måde sikrer man, at man fanger både varme tidspunkter midt på dagen, samt den normale cyklus som et køleudstyr gennemgår. 

Der kan være normal aktivitet under mappingen af køleudstyr, dog skal man være opmærksom på at dette kan give afvigelser som skal håndteres under databehandlingen. Hvis det er muligt, anbefales det at udføre mappingen i en 24 timers periode uden aktivitet. 

4. Indsaml data

Hvad enten du bruger flere måleenheder eller få, som du flytter rundt, skal data indsamles og sammenholdes. Eupry har udviklet specielt software (EasyMap) til formålet, som gør det nemt at  indsamle og analysere data.

Sørg for at kontrollere, at du har al data fra hele måleperioden, også dem som giver resultater, der viser at udstyret ikke fungerer, som det skal. Hvis en mapping skal give et nøjagtigt billede af, hvordan dit udstyr klarer sig, er det vigtigt at hele måleperioden medtages.

5. Dokumenter og evaluer resultater

Når du er færdig med at indsamle data, er det tid til at drage konklusioner. Typisk vil de varmeste og koldeste områder være af interesse, for det er her der er fare for afvigelse under brug. Noter hvilke områder, der er inden for grænserne, og dermed kan anvendes til opbevaring af kritiske varer. 

Hvis der er områder som viser sig ikke at kunne anvendes til kritiske varer, kan det være en god ide at markere disse med tape, så personale ikke kommer til at bruge områderne til temperaturfølsomme varer.

I nogle tilfælde viser det sig, at hele køleenheden skal justeres, hvorefter man er nødt til at foretage mappingen på ny.

Information fra mappingen kan ligeledes bruges til at vise, hvor det er fordelagtigt at placere temperaturovervågning i den normale drift. Hvis udstyret viser sig at have en zone, hvor der er store udsving, kan temperaturovervågningen placeres her, da det vil give en tidlig advarsel, når temperaturen i køleudstyret bevæger sig uden for grænserne.

Det kan især være af stor gavn at bruge et temperaturovervågningssystem med alarmfunktion, som sikrer at du får en besked, hvis udstyret fejler eller ikke fungerer, som det skal. På den måde kan begyndelsen på temperaturafvigelser fanges i tide og være med til at redde værdifulde varer.

Brug for hjælp?

Eupry optimerer organisationers overvågning og dokumentering af temperaturer ved hjælp af Tingenes Internet (IoT Internet of Things), og er landets førende leverandør af trådløse temperaturloggere til blandt andet danske apoteker. 

For at hjælpe apotekerne til at nemmere  kunne leve op til GDP krav ift. mappingen har Eupry nu udviklet et specielt produkt kaldet Mapping kit, som kan lejes efter behov.

Et Mapping kit indeholder alt det du skal bruge for at udføre og dokumentere mappingen, så du kan opfylde kravene. Med et mapping kit får du følgende:

  • 10 temperatur dataloggere
  • 10 kalibreringscertifikater på dataloggere
  • Adgang til EasyMap software
  • 1 mapping guide
  • 1 mapping rapportskabelon i digitalt format
  • 1 3G basestation

Hvis du har nogen spørgsmål vedrørende sikring af temperaturfølsomme varer, så tag endelig kontakt til os.